KSeF - od kiedy jest obowiązkowy i które firmy muszą z niego korzystać?

Krajowy System e-Faktur zmienił sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Obowiązek korzystania z KSeF został wprowadzony etapami, dlatego termin rozpoczęcia pracy z systemem zależy między innymi od wartości sprzedaży firmy. Inne zasady dotyczą również najmniejszych przedsiębiorców, sprzedaży konsumenckiej oraz niektórych transakcji szczególnych.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został podzielony na trzy główne etapy:

• od 1 lutego 2026 roku – dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• od 1 stycznia 2027 roku – dla najmniejszych podatników, którzy w 2026 roku korzystają z czasowego zwolnienia związanego z limitem 10 000 zł miesięcznie.

Warto pamiętać, że powyższe terminy dotyczą przede wszystkim wystawiania faktur. Obowiązek odbierania faktur przy użyciu KSeF obowiązuje co do zasady od 1 lutego 2026 roku, również w przypadku firm, które mogły rozpocząć wystawianie dokumentów w systemie później.

Oznacza to, że przedsiębiorca powinien posiadać dostęp do KSeF nawet wtedy, gdy sam nie wystawia jeszcze faktur ustrukturyzowanych. Jego kontrahenci mogą bowiem przekazywać faktury wyłącznie za pośrednictwem systemu.

Które firmy muszą korzystać z KSeF?

Obowiązek nie zależy wyłącznie od wielkości przedsiębiorstwa ani jego formy prawnej. KSeF obejmuje co do zasady podatników prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, którzy wystawiają faktury objęte obowiązkiem e-fakturowania.

Dotyczy to między innymi:

• jednoosobowych działalności gospodarczych,
• spółek cywilnych, osobowych i kapitałowych,
• czynnych podatników VAT,
• podatników korzystających ze zwolnienia z VAT,
• fundacji, stowarzyszeń i innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą,
• jednostek wystawiających faktury w relacjach B2B oraz w określonych przypadkach B2G.

Samo zwolnienie z VAT nie oznacza zatem automatycznego zwolnienia z KSeF. Podatnik zwolniony z VAT również może być zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, chyba że korzysta z jednego z przewidzianych prawem wyłączeń lub rozwiązań przejściowych.

Na czym polega limit 10 000 zł miesięcznie?

Do końca 2026 roku najmniejsi podatnicy mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami objętymi obowiązkowym KSeF nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł.

Przy stosowaniu tego limitu należy pamiętać o kilku zasadach:

• limit dotyczy wartości sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF,
• do limitu nie wlicza się faktur konsumenckich B2C,
• do limitu nie wlicza się dokumentów, które na podstawie odrębnych przepisów mogą być wystawiane poza KSeF,
• przekroczenie limitu powoduje obowiązek wystawienia w KSeF już tej faktury, przez którą limit został przekroczony,
• po przekroczeniu limitu podatnik wystawia w KSeF również wszystkie kolejne faktury – późniejszy spadek wartości sprzedaży poniżej 10 000 zł nie przywraca zwolnienia.

Odroczenie obowiązku wystawiania faktur nie zwalnia małej firmy z ich odbierania. Faktury zakupowe wystawione przez kontrahentów mogą być dostępne wyłącznie w KSeF już od 1 lutego 2026 roku.

Czy KSeF obejmuje faktury dla konsumentów?

Obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, czyli faktur B2C. Takie dokumenty mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach.

Przedsiębiorca może dobrowolnie wystawić fakturę konsumencką w KSeF. W takim przypadku powinien jednak przekazać ją klientowi w uzgodniony sposób, na przykład jako wydruk lub plik elektroniczny zawierający odpowiedni kod QR.

Sprzedaży B2C nie należy również uwzględniać podczas obliczania miesięcznego limitu 10 000 zł przysługującego najmniejszym podatnikom.

Jakie faktury i dokumenty pozostają poza KSeF?

Nie każdy dokument księgowy jest przesyłany do KSeF. System służy przede wszystkim do obsługi faktur ustrukturyzowanych zgodnych z obowiązującą strukturą logiczną.

Do KSeF nie przesyła się między innymi:

• faktur pro forma,
• dowodów wewnętrznych,
• not obciążeniowych i uznaniowych,
• dokumentów, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT,
• niektórych biletów jednorazowych uznawanych za faktury,
• wybranych dokumentów związanych ze szczególnymi procedurami podatkowymi.

Z obowiązku wyłączone mogą być również określone faktury wystawiane przez podatników zagranicznych, którzy nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczącego w danej transakcji.

Do końca 2026 roku poza KSeF mogą być także wystawiane faktury przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne z NIP nabywcy uznawane za faktury uproszczone.

Co zmienia obowiązkowy KSeF w codziennej pracy firmy?

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana formatu faktury. System wpływa na cały proces wystawiania, przekazywania, odbierania oraz księgowania dokumentów.

Firma powinna przygotować między innymi:

• sposób uwierzytelniania użytkowników i systemów informatycznych,
• odpowiednie uprawnienia dla pracowników i biura rachunkowego,
• proces wysyłania faktur sprzedażowych do KSeF,
• proces regularnego pobierania faktur zakupowych,
• obsługę odrzuconych dokumentów i błędów walidacji,
• procedury pracy podczas niedostępności lub awarii systemu,
• integrację KSeF z używanym systemem finansowo-księgowym lub ERP.

Faktura jest uznawana za wystawioną zgodnie z zasadami KSeF po jej skutecznym przesłaniu do systemu. Dokument otrzymuje następnie unikalny numer KSeF i jest udostępniany nabywcy.

Samo wygenerowanie pliku w programie księgowym nie oznacza jeszcze, że dokument został prawidłowo przyjęty przez KSeF. Dlatego istotne jest kontrolowanie statusów wysyłki i automatyczne wykrywanie dokumentów odrzuconych.

Czy do obsługi KSeF potrzebny jest płatny program?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia pozwalające na ręczne wystawianie i odbieranie faktur. Mogą być one wystarczające dla przedsiębiorców obsługujących niewielką liczbę dokumentów.

W firmach korzystających z systemów ERP ręczna obsługa KSeF może jednak powodować dodatkową pracę. Przenoszenie danych między aplikacjami, kontrolowanie statusów dokumentów oraz pobieranie faktur zakupowych zwiększa ryzyko pomyłek i wydłuża proces księgowania.

Integracja systemu ERP z KSeF pozwala automatyzować między innymi:

• wysyłanie faktur sprzedażowych,
• sprawdzanie statusu przetwarzania dokumentów,
• pobieranie numerów KSeF i urzędowych potwierdzeń,
• odbieranie faktur zakupowych,
• identyfikowanie kontrahentów,
• przekazywanie dokumentów do dalszego obiegu i księgowania.

W przypadku systemów Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL proces wymiany dokumentów z KSeF może zostać zautomatyzowany za pomocą KSeF Linker. Dzięki temu użytkownicy pracują przede wszystkim w swoim dotychczasowym środowisku ERP, bez konieczności ręcznego obsługiwania każdego dokumentu w dodatkowej aplikacji.

Jak przygotować firmę do pracy z KSeF?

Nawet jeżeli przedsiębiorca korzysta jeszcze z rozwiązania przejściowego, nie powinien odkładać przygotowania systemu na ostatni moment. Odbieranie dokumentów przez KSeF już obowiązuje, a od 1 stycznia 2027 roku zakończy się czasowe ułatwienie dla najmniejszych podatników.

Przygotowania warto rozpocząć od następujących działań:

• ustalenia terminu objęcia firmy obowiązkiem,
• sprawdzenia, które dokumenty są wysyłane do KSeF,
• nadania odpowiednich uprawnień użytkownikom,
• wyboru sposobu uwierzytelniania,
• aktualizacji lub integracji systemu ERP,
• przetestowania wysyłania i odbierania faktur,
• przygotowania procedury na wypadek awarii,
• przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż i księgowość.

Najważniejsze jest sprawdzenie całego procesu – od utworzenia faktury w systemie ERP, przez jej przesłanie i przyjęcie przez KSeF, aż po automatyczne pobranie faktury zakupowej oraz przekazanie jej do księgowania.

Podsumowanie

Obowiązkowy KSeF został wprowadzony etapami. Największe przedsiębiorstwa korzystają z niego od 1 lutego 2026 roku, większość pozostałych firm od 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejsi podatnicy korzystający z limitu 10 000 zł miesięcznie zostaną nim w pełni objęci od 1 stycznia 2027 roku.

Niezależnie od terminu rozpoczęcia wystawiania dokumentów, firmy powinny być przygotowane do odbierania faktur przez KSeF. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia dostępu do systemu, nadania uprawnień oraz dostosowania procesów księgowych.

Dobrze wdrożona integracja pozwala potraktować KSeF nie jako dodatkowy obowiązek, lecz jako element automatycznego obiegu dokumentów. KSeF Linker łączy Krajowy System e-Faktur z Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL, ograniczając ręczne operacje oraz usprawniając codzienną pracę działów sprzedaży i księgowości.